18.10 - 
2 comments
2 comments
TATA RUANG KANTOR
Kantor adalah tempat diselenggarakanya kegiatan tata usaha di mana
terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur
untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan.Sedangkan pengertian Tata Ruang Kantor menurut beberapa ahli :
- Ida Nuraida, SE dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.
- The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Perkantoran Modern” menyebutkan bahwa tataruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
Lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh
terhadap sikap, produktivitas dan interaksi dengan sekitarnya. Ruang
kantor yang di dalamnya termasuk lemari dan meja kantor modern saat ini
dirancang dan dibangun sesuai dengan pemikiran tersebut dan perkembangan
interior ruang serta teknologi alat-alat kantor. Rancangan ruang
kantor saat ini mengarah ke sistem kantor terbuka yang mempermudah
komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.
Sistem ruang kantor terbuka merupakan suatu tata ruang yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan interaksi, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut juga menghindarkan para manajer dari isolasi dinding yang tertutup serta suatu perasaan tidak nyaman yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali tertutup.
Keuntungan yang diperoleh dari sistem ruang kantor terbuka adalah: 1.Ruang kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
2.Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara berputar dengan lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
3.Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi satu ke seksi yang lain, karena ada ketersambungan antar meja kantor di dalamnya
4.Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawai.
Dari contoh di atas, efek psikologis yang diperoleh dari ruang kantor dengan konsep terbuka adalah dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Performance kerja merupakan fungsi dari alat kerja dan produktifitas kerja. Dengan alat-alat kerja yang ergonomis, maka seorang pekerja akan dapat bekerja dengan efektif, nyaman, aman, sehat dan efisien), sebaliknya apabila alat kerjanya tidak benar, maka kinerja orang tersebut akan menurun sehingga tidak dapat bekerja dengan efektif dan efisien.
Sistem ruang kantor terbuka merupakan suatu tata ruang yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan interaksi, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut juga menghindarkan para manajer dari isolasi dinding yang tertutup serta suatu perasaan tidak nyaman yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali tertutup.
Keuntungan yang diperoleh dari sistem ruang kantor terbuka adalah: 1.Ruang kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
2.Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara berputar dengan lancar, penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
3.Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi satu ke seksi yang lain, karena ada ketersambungan antar meja kantor di dalamnya
4.Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawai.
Dari contoh di atas, efek psikologis yang diperoleh dari ruang kantor dengan konsep terbuka adalah dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Performance kerja merupakan fungsi dari alat kerja dan produktifitas kerja. Dengan alat-alat kerja yang ergonomis, maka seorang pekerja akan dapat bekerja dengan efektif, nyaman, aman, sehat dan efisien), sebaliknya apabila alat kerjanya tidak benar, maka kinerja orang tersebut akan menurun sehingga tidak dapat bekerja dengan efektif dan efisien.
Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang , yaitu :
1. Asas jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
2. Asas rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.
5. Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai
Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.
Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :
a. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
b. Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
c. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.
d. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.
e .Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton/menimbulkan kebosanan.
Dalam penataan tata letak kantor juga harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Cahaya/penerangan
Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :
a) Meningkatkan produktivitas kerja
b) Meningkatkan mutu kerja
c) Mengurangi terjadinya kesalahan
d) Mengurangi ketegangan/kerusakan mata
e) Mengurangi rasa lelah
f) Meningkatkan semangat kerja pegawai
g) Memberikan citra yang baik bagi perusahaan - Warna
Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak sama terhadap warna-warna tertentu. Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor, lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor. - Bunyi/suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang gaduh adalah :
1) Gangguan mental dan saraf pegawai.
2) Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.
3) Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang. - Musik
Musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk :
1) Meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja dan produktivitas.
2) Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi nervous dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.
